Para los que quieran y lo necesiten, y para los que quieran organizarse mejor en casa y en el trabajo; hoy en appsguia vamos a ver qué apps y páginas usar para hacer tus pendientes, y de paso, veremos algunas buenas formas de encajar los planes de organización. Encuentra aquí los mejores consejos y aplicaciones para hacer tareas.
Aplicaciones para hacer tareas y páginas para llevar un control de tus pendientes
Cuando sentimos que el día a día es demasiado y no podemos superarlo, es el momento de fijarnos en algunas pequeñas cosas para organizarnos mejor. Aunque podamos apuntar cosas sencillas, cada uno sabrá qué hacer con los consejos que te daremos y qué dejar para luego.
En primer lugar, si sientes que no tienes suficiente tiempo cuando estás despierto, fíjate en las cosas que haces y en el tiempo que te ocupan. Toma nota de ello. Incluso puedes organizarte con aplicaciones en tu teléfono o tableta. Te ayudarán a construir una base sólida para tu negocio o trabajo. Cuando empezamos a organizarnos mejor, podemos pensar que tenemos que deshacernos de las cosas que nos quitan la atención de nuestros objetivos o tareas.
Consejos para manejar las distracciones y enfocarnos en las tareas
Nuestro cerebro no puede hacer más de una cosa a la vez, sino que salta de una cosa a otra. Cuando hay muchas interrupciones o pasamos rápidamente de una cosa a otra; no tenemos tiempo para dedicarnos realmente a ninguna de ellas. Tenemos que aprender a ENFOCARNOS y deshacernos de las distracciones:
- Intenta trabajar en una cosa a la vez y sigue adelante. Si estás escribiendo un informe, no contestes al teléfono ni consultes el correo electrónico.
- Las interrupciones rompen nuestra concentración y nos lleva tiempo volver a la pista. También nos hacen más lentos, más propensos a cometer errores y nos producen ansiedad.
- En algunas situaciones, es imposible evitar las interrupciones por completo, pero necesitamos una forma de evitar el mayor número posible: Sólo revisamos nuestros correos electrónicos y mensajes personales y de trabajo a determinadas horas y cuando sabemos que vamos a poder responder (y no cada vez que recibimos uno).
- Leer un correo de un cliente a las 11 de la noche o un mensaje de un amigo justo antes de meterme en la ducha no me ayuda en absoluto.
- Cuando necesitemos concentrarnos, debemos hacer saber que no queremos que nos interrumpan para que no lo hagan.
- No empieces muchas cosas al mismo tiempo. Si te piden que hagas una nueva tarea importante en el trabajo mientras estás haciendo otra cosa, anótala para poder ponerte a ello en cuanto termines lo que estás haciendo.
- Un paso a la vez. Si estás cocinando, no te detengas «sólo un segundo» para ir a regar las plantas si ves que están un poco mustias y también para enviar un Whatsapp a tu hija. Un paso a la vez.
- Si no tienes tiempo suficiente para empezar y terminar algo, establece un tiempo o distancia mejor para ello.
- En el trabajo, reserva un tiempo para atender las llamadas y mirar los correos electrónicos. También puedes informar a otras personas de tus planes para que los tengan en cuenta y no interrumpan.
- Asegúrate de que tu casa y tu espacio de trabajo están limpios y ordenados. Tener orden en nuestro entorno físico nos ayuda a tener orden en nuestra mente.
- Tenemos que distinguir entre las cosas importantes y las urgentes. A menudo, estamos tan ocupados con pequeñas cosas que hay que hacer de inmediato que no tenemos tiempo para lo que es realmente importante.
¿Cual es la mejor forma de administrar mi tiempo?
Hacemos un millón de cosas, pero parece que no hemos hecho nada. Haz una lista de las cosas importantes de tu vida y de las cosas importantes que tienes que hacer. Luego, conviértela en pasos concretos que puedas utilizar en tu vida diaria. Encuentra una forma de mantener el orden. Lleva una agenda. Aunque parezca obvio, la planificación es muy importante. Planifica en papel.A menudo confiamos en nuestra mente para todo y no utilizamos ninguna ayuda externa. Hacer las cosas cada día
No llenes el «Ram» de tu cerebro con listas de tareas. En su lugar, utiliza aplicaciones, agendas, calendarios y otras herramientas externas. Tanto para el trabajo como para las cosas personales. Puedes utilizar métodos como «Get Things Done» (GTD) para organizarte, o puedes inventar los tuyos propios. Aprende a planificar a corto, medio y largo plazo, y no confíes sólo en tu «cabeza».
Hazte con agendas, planificadores, listas, calendarios, etc. Puede ser difícil al principio si no lo haces a menudo, pero puedes aprender a hacerlo y convertirlo en parte de tu vida diaria. Hay muchas herramientas que puedes utilizar. Yo uso Google Calendar, Trello, Evernote y cuadernos, por ejemplo. Hay muchas herramientas que puedes utilizar. Yo utilizo Google Calendar, Trello, Evernote y cuadernos, por ejemplo.
¿Cómo llenar mi agende o planificador?
Cuando anotes las tareas en tu agenda o planificador, piensa en cuáles son las más importantes y cuáles son sólo rutinarias.
- Divide las tareas grandes o a largo plazo en pequeños pasos hasta que llegues a tareas que puedas poner en tu agenda diaria.
- ¿Qué esperas terminar hoy? ¿Cuánto tiempo te llevará hacer cada tarea? Incluso planifica las cosas que pueden salir mal y/o el tiempo de viaje.
- ¿Qué hora del día te gusta más? En algunos momentos del día rendimos mejor y tenemos más energía y en otros menos. Cuando pongas tareas en tu agenda, piensa en la energía que tienes. Convierte tus objetivos en pasos concretos que puedas dar.
- Revisa. Encuentra los problemas y busca la manera de solucionarlos. Esta revisión te ayudará a planificar mejor la semana siguiente; y podrás solucionar los problemas que te han impedido alcanzar tus objetivos.
La forma en que nos hablamos a nosotros mismos de las cosas afecta a cómo nos sentimos con ellas. Si hay una palabra que mina la energía, es «tengo». Si planifico mi día en torno a este imperativo, es probable que me sienta abrumado y desmotivado.
¿Cómo puedo ahorrar tiempo?
Aunque parezca sencillo, si sentimos que el día no es lo suficientemente largo y que no tenemos tiempo para hacer más, te sugerimos que planifiques lo que llevaremos cada día. Aunque no lo creas, nos ahorra tiempo. He aquí algunas formas de ahorrar tiempo:
- Ahorrarás tiempo si evitas todos los desplazamientos que puedas: Las nuevas tecnologías ayudan mucho. Por ejemplo, puedes comprar comida y ropa por Internet y que te la envíen a casa.
- Puedes tener reuniones por Skype en lugar de en persona.
- Puedes hacer tus trámites (bancarios, fiscales, etc.) por teléfono.
- Si tienes un DNI electrónico, puedes hacer la mayoría de tus trámites por Internet.
- Planifica las tareas de cada semana y haz un seguimiento de lo que tienes que hacer cada semana: Tener un plan para cada día nos ahorra mucho tiempo y energía porque no tenemos que pensar en lo que vamos a hacer.
Existen organigramas y calendarios de tareas que nos ayudan a hacer primero lo más importante. Delegar significa dar tareas a otras personas del equipo de trabajo o de la familia. Esto puede parecer una obviedad, pero a veces es difícil asignar tareas a otras personas, ya sean laborales o domésticas.
¿Qué aplicaciones para hacer tareas puedo usar?
Es difícil llevar la cuenta y recordar todas las cosas que tenemos que hacer cada día, como los plazos de la oficina, el cumpleaños de mamá, el dentista, la compra, etc. Podrás llevar la cuenta de todo lo que tienes que hacer cada día con un dispositivo que te sonará mucho: tu smartphone.
Puedes conseguir las aplicaciones que te presentamos a continuación tanto para Android como para iOS y dejar de perder el tiempo. Algunas apps son especialmente útiles para los estudiantes que no pueden seguir el ritmo de todos sus trabajos y exámenes, así como para las personas que trabajan desde casa mientras están enfermas.
Google Calendar
Si te haces una cuenta de Gmail, tendrás acceso a una de las mejores aplicaciones para hacer tareas con un montón de servicios útiles; como este completo calendario, que podrás utilizar en cualquier dispositivo. Utiliza los recordatorios para establecer alertas y no olvidarte nunca de una cita programada; o establece retos personales y deja que Google Calendar les busque un hueco cada semana. Los correos electrónicos de tu cuenta de Gmail también añadirán eventos automáticamente.
Descargar Google Calendar
La aplicación para iOS TickTick
Es una de las aplicaciones para hacer tareas que sirve para gestionar tus pendientes y tu calendario. Si tienes problemas para llevar la cuenta de todas las tareas de tu vida laboral, escolar, doméstica y de compras; puedes usar esta gran app para hacer listas para cada una de ellas. También, puedes ponerlas por orden de importancia y color en un calendario anual, para que puedas ver de un vistazo lo que tienes que hacer primero. Establece recordatorios para saber cuándo vence una tarea.
Descargar TickTickTrello
Trello es otra de las grandes aplicaciones para hacer tareas con la que podrás organizar tus proyectos, sobre todo si son a largo plazo e implican a mucha gente. Sin embargo, puede que te cueste un poco acostumbrarte a su extraña interfaz.
Tendrás que hacer un tablero para cada proyecto o parte de tu vida diaria, y en cada tablero tendrás que poner varias tarjetas con más información sobre las tareas a realizar. Nos gusta especialmente que puedas ponerlas en orden en función de si están hechas o no. Además, Trello te permitirá:
- Organizar cualquier proyecto en el que estés trabajando haciendo tableros.
- Puedes utilizarlos tú mismo o pedir ayuda a tus compañeros de trabajo, amigos y familiares.
- Cambia el funcionamiento de los flujos de trabajo para cada proyecto.
- Escribe las cosas que hay que hacer en las tarjetas.
- Asigna a tus compañeros y a ti mismo las tareas que tienen que hacer.
- Habla de las cosas con tus amigos. Se pueden adjuntar archivos de Google Drive y Dropbox.
- Responde a lo que dice Android Wear.
Trello te permite ver cómo van todos tus proyectos, tanto en el trabajo como en casa. Trello es la herramienta que necesitas para hacer las cosas y mantenerte organizado, ya sea que estés dirigiendo un equipo, escribiendo un guión épico o haciendo una lista de cosas que necesitas comprar.
Finalmente, si necesitas concentrarte en algo, puedes apagar el teléfono, las redes sociales, internet, etc. Incluso puedes impedirte a ti mismo entrar en ciertas webs y aplicaciones utilizando programas y aplicaciones para hacer tareas como Self Control o Focus, entre otros.
